Tietosuojaseloste

Porin Palloilijat ry:n tietosuojaseloste, päivitetty 11.8.2020.

Rekisterinpitäjä

Porin Palloilijat ry
Karjapiha 4
28100 PORI4
info@poripalloilijat.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Joonatan Pälkäs, info@porinpalloilijat.fi

Rekisterinnimi

Porin Palloilijat ry:n jäseniä, kannatusjäseniä, sidosryhmiä sekä asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita koskeva tietosuojaseloste.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsen-, kannatusjäseniä, sidosryhmä- sekä asiakassuhteiden hoito, kehittäminen ja analysointi
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan kehittäminen ja toteuttaminen
  • Tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen
  • Tilausten toimitus, käsittely ja arkistointi
  • Analysointi ja tilastointi
  • Sähköinen jäsenviestintä
  • Jäsen-, kannatusjäseniä, asiakas-, ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta.
  • Jäsen-, kannatusjäseniä, asiakaspalautteen sekä jäsen-, asiakaskyselyjen ja –tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi.
  • Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
  • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli, mahdolliset luvat ja suostumukset
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
  • ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
  • palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
  • seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

Säännönmukaiset tietolähteet

  • jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
  • rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • Voidaan täydentää myös ajoittain rekisteriostoilla

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojenkäsittelijät

Hallituksen jäsenet sekä seuran toimihenkilöt tai työntekijät, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisista suojatoimista huolehditaan tietosuojalainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille, joilla ei ole yhteistyötä Porin Palloilijat ry:n kanssa. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Voimme luovuttaa jäsenen henkilö- ja maksutietoja verkkopalveluita tarjoavalle sopimuskumppanille esimerkiksi laskutustoimintoja (laskut, maksumuistutukset, saatavien perintä) varten.
  • Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksena/valtuutuksensa, voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle lisenssin ja vakuutuksen hankkimiseksi käyttäjän puolesta.
  • Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että̈ syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot sekä vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista, täydentämistä ja poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Porin Palloilijat ry / Tietosuoja
Karjapiha 4
28100 PORI

tai sähköpostitse osoitteeseen joonatan.palkas@porinpalloilijat.fi

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään toimintaamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.

Ota yhteyttä

Porin Palloilijat ry on kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Otathan yhteyttä, mikäli sinulle herää kysyttävää tietosuojakäytäntöömme liittyen. Yhteystietomme ovat seuraavat: info@porinpallolijat.fi.